Как оптимизировать рабочее время

Аврал на работе, невовремя сданные отчеты, просроченные заказы и куча неразобранной корреспонденции – первые маячки, что пора пересмотреть отношение ко времени, проведенному на рабочем месте.

Не обязательно знать хитрости тайм-менеджмента. Но для эффективного погружения в дело стоит научиться расставлять приоритеты и рационально использовать часы. GorodRabot.ru рассказал, как сделать каждый час рабочего времени максимально эффективным.

Отвлекающие факторы

Определить, куда утекает рабочее время, проще простого. Достаточно посмотреть на день в офисе со стороны. Как правило, сильнее и чаще всего мешают личные переписки, чтение новостей, общение в соцсетях, болтовня с коллегами и перекуры. Второй фактор – срочное поручение от директора, которое требует решения параллельно с текущей задачей.

Усовершенствовать деятельность поможет простая таблица, составленная от руки. В первой колонке можно прописать время, во второй – действия, совершенные за определенный период, в третьей – комментарии. После окончания рабочего дня данные анализируются. Не обязательно вести таблицу всегда, достаточно 4-5 дней. Результаты могут оказаться поразительными.

Планирование

Придерживаться плана – рутинная обязанность, выполняемая далеко не всеми. Особенно сложно распределять время представителям творческих профессий. Тем не менее именно план поможет выстроить рабочий график так, чтобы деятельность оказалась продуктивной.

План может быть написан в разной форме – почасовые задачи, блоки от сложного задания к простому. Самые трудные решения, требующие максимального погружения, можно раздробить на несколько дней. Главное – систематичность.

Расстановка приоритетов

Ворох дел начинает расти с самых неприятных задач. Их всегда хочется отложить на потом. В итоге список пополняется. Чтобы сложные задачи не копились, стоит взять в привычку заниматься их решением каждый день прямо с утра. Это даст заряд энергии и мотивирует на весь оставшийся день.

Мотивация

Самый надежный способ – взять за основу ежедневные поощрения себя. Это могут быть как вербальные комплименты, так и материальные. Приятное вознаграждение будет мотивировать на дальнейшие победы. Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют рабочие стрессы обернуть во благо. Стоит воспринимать их как дополнительную встряску, и не позволять влиять на ситуацию.

Источник