На каких документах можно ставить факсимиле

Для ускорения работы с документами организации применяют факсимильную подпись. И хотя бумажный документооборот постепенно вытесняется электронным, в некоторых ситуациях требуется классический вариант заверения бумаг. Для этих целей можно использовать клише-печать, воспроизводящую подпись сотрудника.

Факсимиле точно воспроизводит подпись. Можно сказать, что это дубликат графического оригинала. С помощью данного инструмента руководитель может передать некоторые полномочия заместителю, помощнику. Выручает, когда нужно быстро подписать много документов.

Сроки и стоимость изготовления факсимиле зависит от размера, оснастки. Процесс создания длится от нескольких часов до одного дня.

Использовать данный вариант можно в определенных случаях:

• такая возможность предусмотрена во внутреннем документообороте;
• прописано в договоре с контрагентом.

В этих случаях факсимиле имеет юридическую силу. Данное условие можно прописать в текст основного договора. Но первичные соглашения требуют собственноручного заверения.

Для использования клише-печати внутри фирмы издается приказ руководителя, готовится положение. Указывается, в каких случаях можно применять факсимиле. Можно также прописать, кому предоставлено право ставить клише-печать.

Когда можно и нельзя использовать

Законодательством установлены жесткие требования к первичным учетным документам. На отчетах, передаваемых в государственные, контролирующие органы, недопустимо проставление факсимиле.

Клише-печать разрешается применять для заверения следующих документов:

• страховых, медицинских полисов;
• деловых приглашений, извещений;
• договоров, если возможность прописана в соглашении сторон;
• служебных удостоверений;
• патентов.

Законодательство РФ разрешает проставление факсимиле при совершении сделок. Счет-фактуры также должны собственноручно подписаны, чтобы фирма могла предъявлять НДС к вычету.

Для изготовления факсимиле-подписи в СПб можно обратиться в ближайшую типографию, например сюда https://el-p.su/pechati-i-shtampy/pechati-dlya-organizaciy/ — компанию с многолетним опытом работы.

Клише-печать нельзя использовать для подписания доверенностей, трудовых книжек, кадровых приказов, кассовых и расходных документов, платежек.

Факсимиле — удобный инструмент, но с первичными документами следует использовать аккуратно. Такое решение может обернуться административной ответственностью.