Базовые понятия тайм-менеджмента, или как научиться управлять временем

Планировать следует не более чем 60% имеющегося у вас времени.

Траты растут, денег не хватает, а на работе зарплату повышать отчего-то не торопятся. Что делать? Надо либо искать подработки на стороне, либо предпринимать какие-то карьерные шаги (а для этого, например, — пойти осваивать что-то новенькое). Но тут же первое препятствие — где взять на это время? Если весь день на работе, приходишь домой чуть живой, а тут еще что-то надо делать по хозяйству, так что падаешь на диван перед телеком уже практически без признаков жизни…
Стоп! Вообще-то, если вам удается проводить вечера перед телевизором, то жаловаться на безденежье просто смешно — это уж точно ваш выбор, а не гримасы злой судьбы. Более того: подавляющее большинство из нас в действительности имеют изрядный запас времени и сил. Просто тратят и то, и другое непонятно на что! Да-да, и устаем мы так сильно, как правило, только из-за неправильного управления своим временем — скорее даже из-за полного отсутствия этого управления.
РАЗБИРАЕМСЯ СО СВОИМИ ЖЕЛАНИЯМИ
Достаточно провести всего одну несложную процедуру, чтобы перестать сильно уставать и обнаружить в себе запас сил. Бизнес-тренер компании "БогушТайм" Оксана Долгова называет это техникой расчистки завалов: нужно выписать все свои начатые и незавершенные дела. Тренер богатых людей Евгений Дейнеко советует отвести под это не менее 40 минут, а лучше — целый час. Причем писать надо так, чтобы справа от колонки дел (планов, невыполненных обещаний — в общем, всего, что "висит" и хоть как-то отвлекает внимание) оставалось немного места для внесения корректировок. Выписываем не торопясь все, что можем вспомнить. После этого, по словам Дейнеко, следует просмотреть список и принять решение по каждому отдельному из пунктов. Вариантов всего три: первый — вы трезво оцениваете ситуацию и понимаете, что если до сих пор не сделали это дело, то никогда этого уже и не сделаете — видимо, не очень оно и надо. Тогда ваше резюме — "забыть". Второй вариант: вы хотите сделать это дело, но сейчас вам не до того. Тогда вы откладываете его до какой-то даты, записываете это в свой планировщик на соответствующее число — и временно о нем забываете. И третий вариант — "в работу": вы включаете это дело в список ближайших к выполнению.
"Усталость больше создается на психологическом уровне. В действительности дел может быть не так уж и много, но переживаешь, как бы все успеть, — говорит Оксана Долгова. — Это как раз и забирает много энергии и времени. И когда расчистишь голову от таких "тараканов", окажется, что делать нужно не так уж и много. И на все хватает времени".
ЖЕЛАНИЯ. Ключевой этап в тайм-менеджменте — определение целей, ибо бесцельные действия — злейший пожиратель времени. "Пропишите свои желания. Их должно быть много, не меньше 41, — говорит Оксана Долгова. — И самые заветные из них превратите в цели — поставьте дату, когда хотите получить желаемое, и опишите детально, чего хотите достичь". Сам процесс записи и конкретизации желаний и целей позволяет человеку лучше понять, чего он хочет на самом деле. "Есть люди, которые успевают и спортом заниматься, и на две работы ходить, и с друзьями встречаться. А есть те, которые ничего не успевают — только на работу и домой. Все зависит от желания. У одного есть мотивация, у другого нет. Но когда у человека есть прописанное желание и план достижения, он более мотивирован и успевает больше", — уверена Оксана Долгова.

Стимул. Сформулированные желания позволяют успевать больше.
ЗАЛОГ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЙСТВИЙ — В ПЛАНИРОВАНИИ
Главный принцип тайм-менеджмента звучит несколько парадоксально: чтобы сохранять время, его сначала нужно потратить. Инвестировать его следует в планирование. От специалистов по тайм-менеджменту, тренеров успеха и личностного роста часто можно услышать золотое правило управления временем: "10% времени, потраченных на планирование до начала работы, сэкономит 90% времени при решении поставленных задач".
ЭЛЕМЕНТАРНОЕ. Планирование — это отдельная сфера знаний и умений: на нем построена целая наука. Совершенствоваться в этом деле можно бесконечно, а вот начать получать ощутимую пользу можно хоть с завтрашнего дня. Для этого, как советует Евгений Дейнеко, заведите себе блокнот или даже простую тетрадь, и сегодня же вечером выделите немного времени. Для начала запишите в дневнике завтрашнюю дату (7 апреля). А дальше, в колонку — все дела, которые вам нужно сделать завтра (ну, те, которые вспомните). Записали, закрыли — и забыли до утра. Поверьте: одно это простое действие сохранит вам массу нервной энергии, которая утекает на постоянное обдумывание: "А надо еще это", "А не забыть бы то". Если через какое-то время вспомнили еще что-то — открыли блокнот, записали — и снова забыли.
Существуют также очень изощренные системы планирования с весьма развитым инструментарием, требующие сил и времени на освоение, но с той же главной целью — помочь вам выбросить из головы все то, чем вы не заняты в данную минуту. Тогда следующий день у вас начинается и проходит куда проще. "Вы не думаете, не теряете время и силы, а просто открываете блокнот — и делаете то, что там написано", — говорит Евгений Дейнеко. Сделали — вычеркнули. Всплыло новое дело — записали. Казалось бы, это элементарно. Но даже не передать, сколько сил и времени сохраняет этот прием.

Перспектива. Планируем от мечтаний и далеких целей к тому, что нужно делать прямо сейчас.
УСИЛЕНИЯ. Чтобы эффект был больше, уделите еще немного времени и заранее распределите дела по очередности выполнения (это можно делать уже с утра: за ночь список задач "переварился" в подсознании, и решения будут приниматься быстрее и лучше). Еще один шаг вперед — заранее оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи, и не планировать на день того, что точно не успеешь сделать. Кстати, специалисты предостерегают от попыток распланировать все 100% своего времени. Мнения на этот счет разные: кто-то советует "окучивать" не более 60% времени, кто-то — не более 40—50%. Но в любом случае запас "свободы" должен быть изрядный, потому что жизнь непредсказуема: работа может пойти медленнее, чем ожидалось, могут появиться новые срочные дела и т. д. В конце концов, день может просто "не задаться".
Одна из самых парадоксальных рекомендаций, которую удалось встретить у специалистов по тайм-менеджменту, — не пытаться насиловать себя, если уж совсем не работается. Лучше честно отдать это время отдыху, а потом, в удачные дни, все наверстать. Освоив ежедневное планирование, естественным путем вы перейдете к планированию на неделю, потом на месяц и т. д.
ПИРАМИДА. Бенджамин Франклин — это не только портрет на любимой всеми зеленой бумажке, это еще и культовая для американцев фигура: ученый и плодовитый изобретатель, успешный предприниматель и просто мудрец и учитель. Ему принадлежит и одна из самых известных на сегодня и эффективных систем планирования — пирамида Франклина. В основании пирамиды укладываются жизненные ценности (то, что для вас действительно важно). На них покоится второй этаж — глобальные цели (чего вы в итоге хотите добиться). Потом — генеральный план достижения целей. После — долгосрочные планы, ориентированные на годы. Следующий уровень — среднесрочные планы — на месяцы. И наконец, наши хорошие знакомые — планы на неделю и день. Те или иные вариации на тему такой пирамиды широко используются в современной практике. "Они разворачиваются издалека и на сегодняшний день, — рассказывает Оксана Долгова. — Это дает понимание того, что ты делаешь сегодня, сейчас, сию минуту, — для того чтобы ты получил то, что ты хочешь, через 10 лет".

Освобождение. План избавляет от раздумий: берешь и делаешь.
КОНЦЕНТРИРУЕМСЯ С ПОМОЩЬЮ "ПОМИДОРОВ"
Один из главных врагов эффективности — наша многозадачность и неспособность долго удерживать внимание на одном предмете или действии. Особенно это свойственно женщинам, но и среди мужчин тех, кто действительно не умеет концентрироваться, хватает. Есть разные оценки того, сколько мы теряем из-за "прыганья" между задачами — кто-то говорит, что наша эффективность снижается в 5 раз, кто-то "добрее" и утверждает, что мы тратим всего лишь в 2—3 раза больше времени. В любом случае потери огромны. Хотя считается, что взрослый человек отличается от ребенка именно тем, что способен концентрироваться на чем-то одном в течение как минимум 15 минут (кстати, можете проверить себя на зрелость с секундомером).
ПОМИДОРЫ. С другой стороны, удерживать внимание более получаса для большинства людей утомительно. Так и родилась идея разбивать работу на 25-минутные отрезки, в течение каждого из которых следует заниматься исключительно одной задачей, но с полной самоотдачей. Для того чтобы контролировать эти временные отрезки, удобно использовать таймер. Изначально у разработчиков метода в ходу был обычный кухонный таймер, который в Италии (откуда пришел этот прием) принято выпускать в виде помидора. Отсюда и появилось название этой техники — помидорная, или, как иногда ее величают на заморский манер, "помодоро". А сами 25-минутные отрезки времени без церемоний называют помидорами.

ПЕРЕРЫВЫ. Каждый помидор — нечто неделимое, посвященное только одной задаче. И важно не отвлекаться и не прерываться. А если такое случилось — начинайте новый помидор, то есть новую задачу. После каждого помидора делается 5-мин. перерыв, во время которого следует полностью отключиться от работы: походить, размяться, попить воды и т. д. Крайне нежелательно это время посвящать вглядыванию в экран компьютера или смартфона, даже в развлекательных целях. Обязательный отдых — столь же важная часть этого процесса (и тайм-менеджмента в целом), как и работа. Периодический, запланированный отдых позволяет поддерживать высокую интенсивность труда и значительно сокращает общее затраченное время. После каждых 4 помидоров обязательно делается большой перерыв — до получаса.
ДЕЛИМ ПО ВАЖНОСТИ
Раз уж мы решили бережно относиться к своему времени, то расходовать его нужно на решение наиболее важных задач. То есть при планировании нам следует расставить приоритеты. Рассмотрим три достаточно простых и популярных приема для этого.
ПАРЕТО. Первый сформулировал итальянский экономист Парето: по правилу Парето 20% усилий обеспечивают 80% результата. Понятно, что числа здесь приблизительные, в каждом конкретном случае соотношения могут отличаться — например, 25% и 75%. Но суть от этого не меняется: основную часть своего времени мы обычно тратим на то, что очень слабо продвигает нас к нашим целям, а на действительно важные вещи ресурсов часто не остается. Следовательно, нам нужно определить ту небольшую группу наиболее эффективных действий, от которых зависит главное, и уделить им основное внимание при планировании.
ABC. Схожую идею использует и метод ABC. Считается, что наиболее важные дела занимают около 15% от их общего количества и обеспечивают 65% результата. Им присваивается категория А. В категорию В (важные) попадают 20% дел, дающие "на выходе" те же 20%. А 65% задач приходится на малосущественные, суммарный вес которых в достижении цели составляет около 15%. Естественно, максимальные и внимание, и ресурсы отдаются делам группы А. Потом идет группа В. И уже по остаточному принципу планируются дела группы С (желательно их кому-то перепоручать или посмотреть, можно ли вообще обойтись без них).
"ОКНО". Очень популярная в деловом мире методика планирования "окно Эйзенхауэра". Здесь дела сортируются по срочности и важности. А — самые срочные и важные дела. Их нужно выполнять немедленно. В — срочные, но не такие важные. Их нужно либо делегировать (вот нет у вас сегодня времени на приготовление ужина — закажите доставку пиццы!), либо выполнять самостоятельно, но не в ущерб делам категории А. Категория С — не срочные, но важные дела: их нужно планировать на будущее, но так, чтобы они не превратились в "горящие". И наконец, категория D — не срочные и не важные. От них можно просто отказаться.